Naučnici su već odavno dokazali kako svaka funkcionalna ekipa postiže bolje rezultate od netkog tko radi sam.
Naime, ekipu čine ljudi koji prirodno imaju različite uloge i različite poglede i koji primijete različite stvari. Stoga nije ni čudno da je i uspjeh pregovora bolji ako u te pregovore ulazite kao “ekipa” a ne samo kao pojedinac.
Zapamtite jedno: ekipni duh je pobjednički duh (nije slučajno da je riječ ekipa u engleskom jeziku kraćenica za Zajedno svi postižu više (TEAM: Together Everybody Achieves More).
Zašto nam je prilikom pregovora potrebna ekipa?
Da bismo mogli provesti svaki bitan pregovor, potrebno nam je više od jedne osobe – naime, samo tako će rezultati naših pregovora biti bolji. Ako još uvijek nemate nikog i ako možete nekoga privući na svoju stranu, toplo Vam preporučujem da izgradite ekipu jer je to možda odlučujući faktor koji će utjecati na uspješnost Vaših pregovaračkih planova.
Kada ste izravno uključeni u pregovaračko pazarenje, vrlo je teško usredotočiti se na ono što radite, a istovremeno praviti bilješke, promatrati govor tijela suprotne strane i stjecati osjećaj o tome što se događa.
Ako nemate ekipu, razmislite o tome koga možete upitati da Vam se pridruži. Možete pozvati prijatelja, mentora, kolegu ili nekog u koga imate povjerenje. Važno je da imaju jasne upute o tome što se od njih očekuje, odnosno kakvu ulogu igraju u pregovorima. Recite da ćete im se odužiti sljedeći put kada im netko bude zatrebao u njihovoj ekipi. Nećete vjerovati što sve možete naučiti ako promatrate pregovore kao član neke druge ekipe!
Odredite uloge članovima ekipe
Ako si možete priuštiti ekipu od više ljudi, onda ću Vam nabrojati uloge Vaše ekipe iz snova. Pažljivo odaberite broj osoba i rasporedite uloge u svojoj ekipi. Pri tom ne zaboravite da je davanje smjernica i dobivanje povratnih informacija vrlo, vrlo važno, pogotovo ako Vaša ekipa treba biti uigrana.
Glavni pregovarač (ključna uloga)
To je osoba koja vodi razgovor, kontrolira tišinu i najavljuje stanku. U većini slučajeva to ćete biti Vi. Obično je to netko, tko je vrlo iskusan ili osoba, koja je glavna – koja je u najvećoj mogućoj mjeri zadužena za pregovore. To je vrlo stresna uloga jer je na nju usmjerena sva pažnja. Često je riječ o osobi koja prilikom pregovora ima najviše toga na kocki – osoba koja može najviše dobiti i najviše izgubiti.
Budući da je pregovaranje za ovu osobu najvažnije, za uspjeh pregovora potrebno je da ta osoba ima pomoć. Može joj pomoći njegova/njena desna ruka koja može preuzeti neke ili većinu drugih uloga. A još posebno je važno da ta druga osoba bude promatrač koji pomno prati sve što se događa.
Promatrač (ključna uloga)
To je vrlo aktivna uloga iako će se suprotni strani činiti vrlo pasivna. Promatrač mora sve promatrati vrlo pažljivo: govor tijela i njegove promjene; slušati mora svaku riječ; važno je kako su izgovorene misli, kakvim tonom i osjećajem, važno je i što je rečeno a što nije, te naravno i to što je namjerno izostavljeno.
Ključno vrijeme za razgovor unutar ekipe je tijekom stanki, pauzi ili u međuvremenu do sljedećeg pregovaračkog roka. I naravno, za to se dogovara glavni pregovarač – dakle Vi. Na primjer, nekako ovako: “Napravili smo veliki napredak. Bi li vam smetalo ako odvojim nekoliko vremena za svoju ekipu?”
Zapisničar (opciona uloga)
Zapisničar je osoba koja radi bilješke i zapisnik. Možda može napisati dogovor i ugovor ili dokument koji popisuje tijek pregovora. Ako nemate zapisničara, onda netko drugi iz ekipe mora preuzeti taj zadatak i zabilježiti sve što je rečeno i dogovoreno. Ne postoji ništa gore od toga da uspješno pregovarate, a naknadno s drugom strankom otkrijete kako imate potpuno različite predodžbe o onome što ste se uopće dogovorili.
Stručnjak (opciona uloga)
To može biti inženjer, kontrolor kvalitete, tehničar, stručnjak za proizvode, računovođa ili odvjetnik. Svatko tko Vam u pregovorima treba jer ima određena specifična znanja koja se odnose na predmet pregovora.
Vrlo je važno dati stručnjacima precizne upute kada smiju govoriti. Uvijek postoji opasnost da će odgovoriti na pitanja koja postavljate drugoj strani. Obično je to u njihovoj prirodi jer drugoj strani žele pokazati svoje znanje. U tim slučajevima, nemojte im dopustiti da progovore, inače će druga strana (nenamjerno) otkrivati važne informacije. Može se također desiti da će osjetiti simpatije prema stručnjaku u drugoj ekipi što možete iskoristiti u svoju korist ili u vlastitu štetu.
Prevoditelj (opciona uloga)
Ako pregovarate sa strancima, tijekom dugih pregovora trebat će Vam više od jednog prevoditelja. Morate dobro razumjeti kulturne razlike i stoga ćete vjerojatno trebati mnogobrojni savjet. Pobrinite se da prevoditelj razumije Vaše ciljeve i da je upoznat s uputama kada treba šutjeti.
Dakle, za sve važne pregovore sastavite ekipu, jer će vjerojatnost Vašeg uspjeha učiniti pregovaranje znatno boljim. A pri tom ne zaboravite sljedeća 4 pravila koja su ključna za uspjeh Vaše ekipe.
4 savjeta za veliki uspjeh Vaše pregovaračke ekipe
1. savjet: prije pregovora imajte informativni sastanak sa svojom ekipom. Na ovom sastanku sastavite ekipu, dodijelite svatkome ulogu i dogovorite se tko će što reći, što će reći i kako će reći. Članovi ekipe moraju razumjeti da vođa ekipe mora uvijek imati nadzor nad tijekom pregovaranja.
2. savjet: članovi ekipe ne smiju govoriti ili odgovarati na pitanja bez dopuštenja vođe ekipe (mogu samo klimnuti glavom, razmjenjivati poglede) – time ćete se osigurati da su fokus, strategija i taktika sastanka pod kontrolom. Ne želite da netko govori neprimjereno ili da slučajno izda važne informacije drugoj strani.
3. savjet: napravite pauzu – pauza daje vođi ekipe mogućnost da razmisli o svemu, da mu drugi članovi ekipe kažu svoje mišljenje, ideje te da objasne što su vidjeli, čuli i osjetili. Nakon pauze, stvari mogu krenuti naprijed do dogovorenog rezultata.
4. savjet: sprovedite “debriefing”: nakon pregovora (ili u međuvremenu, ako su pregovori dugotrajni), razgovarajte s ekipom, što je dobro, što možete sljedeći put učiniti boljim, što su vidjeli, čuli i osjetili, kako ste djelovali kao ekipa i kako ćete sljedeći put djelovati još bolje.
Ne ustručavajte se otići na sljedeće važne pregovore s ekipom- ako se zaista želite izboriti za najbolji mogući rezultat.
Autor: Derek Arden
