Povećajte svoju učinkovitost za 25% i više!
Osjećate li često da ste preopterećeni količinom posla? Jeste li možda propustiti važan rok ili ste na nešto važno jednostavno zaboravili?
To su simptomi nedostatka organizacijskih vještina. Stoga je krajnje vrijeme da počnete s popisom poslova (eng. „To do list“). Popisi poslova od presudne su važnosti za vašu učinkovitost jer sadrže sve zadatke koje u određenom vremenskom roku morate obaviti – s najvažnijim zadatkom na vrhu i najmanje važnim zadatkom na kraju popisa.
Iskoristite svoje organizacijske sposobnosti
Organizacijska znanja i vještine nisu nešto što bi ljudima bilo dano samo po sebi. Morate ih, dakle, naučiti, razvijati i trenirati. Da biste to učinili, najprije iskoristite svoju spretnost u organizaciji i određivanju prioriteta. Naime, ako u svom radu želite biti što učinkovitiji, morate znati kako posao dobro organizirati. Za svaku minutu koju utrošite na planiranje zadataka, možete uštedjeti deset minuta na njihovoj provedbi.
Da biste napravili popis dnevnih zadataka i odgovarajuće ih preraspodijelili, obično je potrebno 10 do 12 minuta. To će vam svaki dan uštedjeti do 2 sata dragocjenog vremena, koje biste inače potrošili na improvizaciju i skakanje s jednog na drugi zadatak. Osim toga, određenim zadacima morate dati prednost pred drugima. Samo ćete na taj način, ovisno o uloženoj energiji, moći postići najbolje moguće rezultate. Dakle, što bolji plan imate, manje ćete odgađati obavljanje zadataka. Kao rezultat toga, brže ćete kretati u akciju i lakše zagristi “kiselu jabuku” – onaj posao koji nerado radite, a morate napraviti.
Izradite vlastiti popis zadataka
Pripremite poseban popis zadataka za svaki idući dan. Jedino ćete tako znati, što točno na određeni dan trebate učiniti. Najbolje je pripremiti popis na kraju radnog dana ili navečer prije spavanja.
Na taj način, vaša će podsvijest cijelu noć raditi na vašem popisu. Ujutro ćete se probuditi puni ideja i motivacije da uspješno izvršite svoje zadaće.
Zapišite sve poslove koje tijekom dana niste uspjeli napraviti i zadatke koje trebate obaviti sljedeći dan. Opet naglašavam: zadatke morate pravilno uvrstiti na popis – svi nisu jednako važni. Ako to znate učiniti, svoju produktivnost možete povećati za 25% i više. Istodobno, popis morate voditi dosljedno i, kada se pojavi novi zadatak, uvijek se iznova vraćati na popis. Prije nego što se s novim zadatkom počnete baviti, zapišite ga na popis. Zatim napravite plan kako ćete ga najučinkovitije obaviti.
Poboljšajte svoje organizacijske vještine
Postoje četiri različita popisa koja trebate za poboljšanje vaših organizacijskih vještina.
- Najprije morate kreirati glavni ili općeniti popis. Tu zapišite sve što želite postići ili postati u narednim mjesecima ili godinama. To je vaš osnovni popis iz kojega ćete proizlaziti prilikom pisanja ostala tri popisa.
- Na kraju svakog mjeseca pripremite mjesečni popis za sljedeći mjesec. On može sadržavati i neke točke s prvog popisa.
- Mjesečni se zadaci moraju podijeliti na tjedne zadatke. Zato izrađujemo tjedni popis zadataka koje morate obaviti sljedeći tjedan. To je svojevrstan radni popis, budući da se kasnije tijekom tjedna može mijenjati i dopunjavati.
- Posljednji je dnevni popis na kojega prenesite zadatke iz mjesečnih i tjednih popisa te ih konkretno definirajte. Potom stavite kvačicu na svaki završen zadatak s popisa. Ova aktivnost pružit će vam vizualnu sliku vaših postignuća i osjećaj uspjeha. To će nesumnjivo poboljšati vaše organizacijske vještine.
Odredite prioritetne zadatke!
Kada radite na pojedinom projektu, napravite popis svih zadataka koje ćete morati dovršiti tijekom projekta. Odredite prioritet zadataka na popisu prema njihovoj važnosti i vremenskom slijedu. Popis zapišite na papir ili računalo i svaki zadatak obavite posebno. Bit ćete iznenađeni koliko na ovaj način možete učiniti. Kada se budete kretali po popisu, bit ćete zadovoljni i samouvjereni.
To će vam dati veću kontrolu nad vašim životom. A budući da ćete biti motivirani, poželjet ćete učiniti još više. Vaše će misli biti kreativnije. Istovremeno, imat ćete bolji pregled razvoja događaja, što će vam omogućiti da svoj posao obavite još brže.
Autor: Brian Tracy
