Kažu da je vrag u detaljima. To je nesumnjivo točno kad je riječ o vođenju. U nastavku ću podijeliti s vama 3 takva detalja koji mogu značajno poboljšati učinkovitost vašeg vođenja.
Zašto je “jer” toliko važno
Sigurno ste već čuli za eksperiment proveden 70-ih godina prošlog stoljeća od milja nazvan “Xerox study”. U tom eksperimentu, grupa istraživača pokušala je otkriti koji je najbolji način da se preskoči red za upotrebu fotokopirnog stroja. Izazovu su pristupili na tri različita načina:
- pristup: “Oprostite, imam 5 stranica: Mogu li upotrijebiti kopirni uređaj jer mi se žuri?”
- pristup: “Oprostite, imam 5 stranica. Mogu li upotrijebiti kopirni uređaj?”
- pristup: “Oprostite, imam 5 stranica. Mogu li upotrijebiti kopirni uređaj jer moram napraviti kopije?”
Kada su istraživači koristili prvu verziju, 94% ispitanika složilo se i pustilo ih ispred sebe. Zapravo su gotovo svi ispitanici kojima je postavljeno to pitanje dopustili da ih osoba s 5 stranica prestigne u redu za kopirni uređaj. Možda zato što su se poistovjetili s njezinom situacijom – žurilo joj se.
Kada su upotrijebili drugu verziju, 60% ispitanika složilo se i pustilo ih ispred sebe. Bilo ih je, dakle, mnogo manje nego u prethodnoj verziji, možda zato što osoba nije navela razlog.
Kada su istraživači koristili treću verziju, 93% ispitanika složilo se i pustilo ih ispred sebe. Rezultat je, prema tome, bio gotovo isti kao u prvoj verziji. Međutim, u ovoj je trećoj verziji bilo nešto neobično: razlog koji su ponudili (“jer moram napraviti kopije”) bio je smiješan. Naravno da su morali napraviti kopije! Tko čeka u redu ispred fotokopirnog stroja i ne namjerava napraviti kopije???
Što je onda bio zaključak eksperimenta? Studija je pokazala da pri utjecaju na ljude nije važan razlog, već sama upotreba riječi “jer”. Drugim riječima: korištenje riječi “jer” povećava spremnost ljudi da slijede vaše molbe i upute za 33%. Što dolazi iza riječi jer nije ni toliko važno (iako se naravno preporučuje da razlog ima smisla).
Dakle, da biste povećali učinkovitost svog vođenja, koristite riječ »jer« što je češće moguće.
Upotrijebite riječ “jer” u svojim e-porukama, usmenim uputama, prilikom delegiranja… Ukratko: gdje god možete:
“Sonja, trebam vaše izvješće do četvrtka, jer ga želim pregledati prije sastanka u petak.”
“Marta, dogovorite termin sastanka s Petrom, jer moramo razgovarati o našoj strategiji.”
“Juraj, rezerviraj stol u Noelu, jer ćemo goste odvesti na ručak.”
Tako je jednostavno. I povećava vaš utjecaj na suradnike za 33%.
Skrivena poruka Parkinsonovog zakona
Za Parkinsonov zakon prvi sam put čula za vrijeme školovanja kod Briana Tracyja u SAD-u.
Tada mi je Brian vrlo jednostavno objasnio što je Parkinsonov zakon: “Svaki se posao skraćuje ili produljuje, ovisno o vremenu koje mu namijenimo. Razmislite koliko na poslu uspijete napraviti zadnjih nekoliko dana prije odlaska na godišnji odmor. Vaša je učinkovitost izvanredna. Neusporediva je s onim što obično radite. Zašto? Jer tada jednostavno morate obaviti više stvari u izuzetno kratkom vremenu.”
I onda je bit Parkinsonovog zakona objasnio na sljedeći način: “Vaš se „rad” prilagođava količini vremena koje mu namijenite. Upravo zbog toga za pripremu jedne složenije ponude možete jednom utrošiti cijeli dan ako ga izdvojite za to. Drugi put sličan zadatak možete obaviti za samo dva sata, jer tada postoji rok i žurite. Stoga je rad u oba slučaja prilagođen vremenu koje ste mu namijenili.”
Iako mi se ovo Brianovo objašnjenje činilo kristalno jasno i smisleno, tek sam desetljeće kasnije shvatila što Parkinsonov zakon zapravo znači za vođe.
Većina ljudi običava odgađati zadatke koji nisu nužni te s njima odugovlači. I ja sam takva. Zadatke koji nisu hitni obično odgađam i za to pronalazim naizgled razumna opravdanja – čekam dodatne informacije, nešto još moram provjeriti, nemam pravi koncept, inspiraciju…
Mnogo je psiholoških razloga zašto ljudi odugovlače, ali Parkinsonov zakon velik je dio ovog “psihološkog kolača”.
Drugim riječima: zadatke koji nemaju rokova – koji, dakle, nemaju određeno vrijeme potrebno za izvršenje – najčešće uopće ne obavimo. To je prvi i osnovni razlog zašto kod vođenja suradnicima nikada ne smijemo dodijeliti zadatke bez postavljanja roka.
Određivanje rokova ima brojne druge prednosti – stvara određeni osjećaj hitnosti i odgovornost, potiče suradnike da izvrše zadatak, pomaže im u postavljanju prioriteta i – kad je zadatak obavljen na vrijeme – pruža im osjećaj zadovoljstva.
Stoga postavljanje rokova kod svakog zadatka predstavlja win-win situaciju za sve uključene – za vas i za vaše suradnike.
Rješenje je, dakle, jednostavno: odredite rokove. Uvijek. Svaki zadatak ili aktivnost mora imati rok, inače nastupi Parkinsonov zakon. Ako suradnicima morate dati zadatke koji nemaju rokove, izmislite ih (nitko neće znati da nisu pravi).
A ako je krajnji rok za nekoliko tjedana ili mjeseci, kreirajte još jedan međukorak, još jedan rok prije tog razdoblja, kako biste provjerili napreduje li suradnik sa zadatkom.
Ali stvarno uvijek, uvijek, uvijek postavite rok.
Zašto na delegiranju uvijek lomimo zube
Na svakoj radionici o vođenju razgovaramo i o delegiranju. I sudionici gotovo uvijek bez iznimke kažu da “ako nešto želiš učiniti dobro, moraš to učiniti sam”. I “da bi više vremena trajalo delegirati zadatak nego ga jednostavno obaviti sam.”
Obje su izjave, naravno, točne u onom trenutku kada zadatak još nismo delegirali i kada naš suradnik još nije obučen za njegovo izvršenje.
Ali svi vođe koji su pročitali kakvu knjigu o vođenju također znaju da moraju delegirati. Zato što je njihovo vrijeme dragocjeno i što će se, ako ne delegiraju, utopiti u moru posla. Kao posljedica toga, njihovi će poslovni rezultati biti lošiji, a njima će biti problem balansirati svoj privatni/poslovni život.
Iako to, naravno, stoji, upravo u ovakvom načinu razmišljanja leži onaj izvorni grijeh koji mnoge vođe dovodi do neuspjeha u delegiranju i do gore spomenutih tvrdnji.
Budući da vođe delegiranje doživljavaju prvenstveno kao način da se riješe posla i prebace ga na leđa nekome drugome, pristupaju mu na potpuno pogrešan način: ne ulažu dovoljno vremena i energije u obučavanje i uvođenje suradnika u nove zadatke. S obzirom na to da misle samo na sebe i na to kako se rasteretiti, nemaju dovoljno strpljenja te svojim postupcima “dokazuju” ispravnost gornjih izjava.
Ako želite da suradnik dobro obavi novi zadatak, na delegiranje trebate gledati drugačije: delegiranje nije puko investiranje vremena – vas i vašeg suradnika. Delegiranje zahtijeva vrijeme, strpljenje i trud. Kada želite delegirati zadatak, posebice na početku, izdvojite mnogo vremena, zakažite sastanke/razgovore kako biste nadzirali napredak. Umjesto da razmišljate kako se riješiti zadatka, usredotočite se na suradnika i na njegovu uspješnost.
Ako, dakle, želite poboljšati svoje vođenje, odmah isprobajte ova tri jednostavna trika. U sve vaše upute i zahtjeve uključite razlog (i riječ “jer”), određujte rokove kao mantru vašeg vođenja, a kada delegirate, ne razmišljajte o sebi, već o suradniku koji napreduje i razvija se. Rezultati će vas iznenaditi.
Autorica: Sara Brezigar
