Jeste li stalno prezaposleni? Napreduje li vaša tvrtka presporo? Provjerite kako vam delegiranje može pomoći da izađete iz tog začaranog kruga
“Nemam vremena.”
“Imam toliko posla da svaku subotu i nedjelju moram raditi.”
“Ne sjećam se kada me zadnji put moja obitelj nije morala gledati kako za vrijeme godišnjeg odmora odgovaram na e-poštu, nekoliko puta tjedno provjeravam što se događa s poslom ili se tijekom godišnjeg moram vratiti na posao.”
Zvuči li vam poznato?
Naravno. Nedostatak vremena i neprestana prezauzetost najveći su problemi mnogih poduzetnika. To su glavni krivci zbog kojih poduzetnik ne može izdvojiti vrijeme za rad “na” tvrtki, umjesto “u” tvrtki.
Poduzetnik tako provodi vrijeme u rješavanju svakodnevnih kriza, u gašenju požara, u otklanjanju sitnica koje nužno treba riješiti kako bi se posao nesmetano odvijao. U međuvremenu, sve aktivnosti povezane sa širenjem tvrtke, njezinim rastom, uspostavom sustava i procesa u tvrtki, strategijom tvrtke i njezinom implementacijom, sve češće ostaju na listi čekanja. Svakodnevna gužva poduzetnika jednostavno povuče “u sebe” te usiše svo njegovo vrijeme i energiju, tako da se s navedenim aktivnosti koje su za tvrtku od životne važnosti, bavi samo onda, kada je riješio sve drugo.
Za hrvatsko je gospodarstvo, naime, vrlo karakteristično, da ima živopisnu poduzetničku kulturu u kojoj se pojavljuju mnoga mikro poduzeća. Isto je tako tipična i činjenica da većina tih tvrtki zauvijek ostane na mikro razini. Pretrpanost i nedostatak vremena jedni su od temeljnih razloga zašto mnoge tvrtke ostaju na razini jednog ili nekoliko zaposlenih, koji se moraju svaki dan iznova “pretrgati” kako bi uspješno poslovali.
Takve se tvrtke ne razvijaju, ne rastu, a cjelokupno poslovanje nepovratno leži na ramenima poduzetnika. Ako se poduzetnik razboli, ozlijedi ili otputuje samo na odmor, tvrtka se zaustavi ili barem privremeno zastane – čekajući dan, kada će se poduzetnik vratiti i ponovno krenuti punom parom.
Nedostatak vremena i neprestana prezauzetost najveći su problem mnogih poduzetnika. To su glavni krivci zbog koji poduzetnik ne može izdvojiti vrijeme za rad “na” tvrtki, umjesto “u” tvrtki.
Mnogi su poduzetnici uvjereni kako je to jednostavno tako i da takvu realnost treba prihvatiti. Oni smatraju da je svaki poduzetnički život onakav, kakvoga su i sami iskusili. I pritom zapravo imaju pravo. Poduzetnički život je zaista takav – ali samo za one koji su ga takvim sami učinili.
Realnost je ime koje dajemo razočaranjima (Mason Cooley)
Tvrtke koje su strogo centralizirane oko svog osnivača, teško se razvijaju i rastu. One se, naime, temelje na opsegu posla kojeg poduzetnik može obaviti sam – ili s nekoliko pomoćnika koje strogo nadzire. Ako, međutim, želimo, da se tvrtka razvija i raste, posao je potrebno povećati do one mjere, koju poduzetnik može upravljati i kontrolirati. Proces kojim takvo stanje postižemo, naziva se delegiranje.
Delegiranje je, dakle, proces, kojim podređenima prenosimo zadatke i poslove, a s njima i odgovornost te moć odlučivanja. To je također proces, kojim se poduzetnik oslobađa od tvrtke i tvrtku oslobađa od samoga sebe. Delegiranje nas dovodi u situaciju u kojoj poduzetnik nije uvijek u stisci s vremenom, pa tvrtka bez poteškoća preživi i kada poduzetnik ode na duži odmor.
Ali u čemu je zapravo bit delegiranja? Delegiranje vam omogućuje da poboljšate svoje rezultate od onoga što možete učiniti sami, do onoga čime možete sami upravljati i kontrolirati. Delegiranjem možete iskoristite potencijal svojih zaposlenika, koji je u tvrtkama obično iskorišten za samo 30-50%. Na taj način možete povećati dodanu vrijednost koju zaposlenici donose tvrtki. Ako je njihov doprinos veći, onda će i uspjeh vašeg poslovanja biti veći, a ni bolji poslovni rezultati neće izostati.
Delegiranje je, stoga, proces kojim na podređene prenosimo poslove i zadatke, a s njima također odgovornost i moć odlučivanja.
Sa svakim parom ruku dobivate i besplatni mozak
Jedna od temeljnih pogrešaka koje smanjuju korištenje potencijala zaposlenika je ta, da zaposlenici u tvrtki ne razmišljaju. Mnoge tvrtke svojim zaposlenicima metaforički poručuju, da kada dođu na posao, mozak ostave pred vratima. Mislite li da se vama to ne događa? Onda razmislite koliko često zaposlenici dolaze k vama i traže da riješite probleme s kojima se suočavaju.
Ako vas pitaju: “Što da napravim?”, onda znači da oni rade, a vi razmišljate umjesto njih. U onim tvrtkama gdje je potencijal zaposlenika dobro iskorišten, pitanja “Što da napravim?” ili “Kako da riješim taj problem?” vrlo je malo. U takvim tvrtkama zaposlenici sami traže rješenja i većinom ih sami i provode. A ako se žele savjetovati s direktorom, sobom ne donose samo probleme, već i unaprijed pripremljena rješenja.
I zašto zaposlenici mnogih tvrtki ne razmišljaju? Jer se to od njih ne traži. To, naime, umjesto njih radi poduzetnik. Jedna od najjednostavnijih metoda, koja će vam pomoći potaknuti zaposlenike na razmišljanje je ta, da se naučite delegirati razmišljanje. Na pitanje “Što da napravim?”, sustavno i dosljedno odgovarajte s “Ne znam. Koji je tvoj prijedlog?”. Kada jednom ne budete razmišljali umjesto svojih djelatnika, oni će nekim čudom početi razmišljati sami.
Delegiranjem možete iskoristiti potencijal svojih zaposlenika, koji je u tvrtkama obično iskorišten za samo 30-50%. Na taj način možete povećati dodanu vrijednost koju zaposlenici donose tvrtki.
Međutim, delegiranje “razmišljanja” također donosi određene, nimalo nevažne, učinke. Ljudi koji nisu samo izvođači, već aktivni koautori radnih procesa, proizvoda, odnosa i sl., u pravilu su više motivirani za rad i njihova odgovornost za rad značajno je veća.
Ali ako je to uistinu točno, ako su učinci delegiranja tako pozitivni za tvrtku i za pojedince u njoj, zašto je mnogim vođama tako teško delegirati i predati stvari nekome drugome? Zašto onda mnogi poduzetnici imaju takav problem s delegiranjem, zbog kojega štete svojoj tvrtki i onemogućuju njezin rast? U nastavku ću pokušati nabrojati 3 najčešće prepreke, koje poduzetnike sprječavaju u delegiranju i za njih vam ponuditi neku vrstu rješenja.
Što nas koči u delegiranju?
- To samo ja mogu napraviti. Ostali to nisu sposobni učiniti.
Često smo uvjereni da određene stvari možemo učiniti samo mi sami. Međutim, sve što radite vi, može naučiti i netko drugi. Tvrtke rastu i napreduju, čak i kada osnivač umre. To je najpouzdaniji dokaz, da gotovo sve što radite sami, netko drugi može učiniti umjesto vas.
- Nitko neće obaviti zadatak tako dobro kao ja.
To stoji. Kada bi netko u vašoj tvrtki vaše poslove obavljao znatno bolje od vas, vjerojatno bi onda već pokrenuo vlastiti posao. Ali suština delegiranja nije u tome da drugi posao koji im delegirate obavljaju najmanje tako dobro ili čak bolje od vas. Za veliku većinu stvari koje ćete delegirati, bit će dovoljno da osoba obavi oko 80-90% vaše kvalitete posla. Malo je toga u poslovanju, što se stvarno mora učiniti 100%.
- Više ću vremena potrošiti da mu objasnim, nego ako to učinim sam.
Istina je. Za neke zadatke “učenje” traje dulje od njihova izvršenja. Ali pomislite na to, da ćete osobu naučiti samo jednom, a ona će taj posao nadalje uvijek obavljati sama. Kratkoročno ćete, dakle, morati uložiti malo više vremena, ali ćete zato dugoročno mnogo uštedjeti.
Delegiranje kao životna odluka
Ono što sada radite tijekom svog radnog dana, donosi vam točno onakve rezultate, koje vaša tvrtka trenutno ostvaruje. Ako želite drugačije ili bolje poslovne rezultate, morate učiniti (još) nešto drugačije. Poznati poslovni guru jednom je rekao da je budala u biti čovjek, koji uvijek čini jednu te istu stvar, očekujući različite rezultate. Ako mu je za vjerovati, put do boljeg poslovanja vodi kroz delegiranje.
Kako se onda prihvatiti delegiranja, ako s time imate problema? Uzmite list papira i zapišite sve ono što ste danas radili na poslu. Zatim postavite kao cilj najmanje 20% onoga što ste zapisali, unutar određenog vremenskog roka delegirati nekome drugome u vašoj tvrtki. Za ovih 20% zadataka koje namjeravate delegirati, zapišite kome ćete ih delegirati i do kada. Napravite prvi korak već danas i uspjeh neće izostati.
Autorica: Sara Brezigar
