Suvremeni pristupi upravljanju radnim učinkom daleko nadilaze godišnju ocjenu rada zaposlenika u okviru godišnjih razgovora. Uključuju koncepte kao što su korporativna komunikacija, odgovornost vodstva i individualne činitelje koji utječu na angažman te motivaciju zaposlenika.
Iako je općeprihvaćena činjenica da učinkovito upravljanje učinkom igra temeljnu ulogu u postizanju ciljeva organizacije, zapanjujući broj organizacija ne prepoznaje taj potencijal.
Zašto je tome tako? Postoje četiri uobičajena, međusobno povezana pitanja koja utječu na uspješnu implementaciju i trajnu održivost sustava upravljanja učinkom.
Komunikacija kao sredstvo usklađivanja ciljeva pojedinca i tvrtke
Jasna komunikacija o misiji, viziji i korporativnoj strategiji igra središnju ulogu pri uspješnom uvođenju sustava upravljanja učinkom. Da pojednostavim: upravljanje učinkom podrazumijeva da ciljeve i uspješnost pojedinca uskladimo s ciljevima i svrhom organizacije; da u potrazi za poslovnim rezultatima postignemo funkcionalnu simetriju između organizacije i njezinog ljudskog kapitala.
Čimbenici koji angažiraju i motiviraju zaposlenike (kao i to da se na određenom radnom mjestu uopće žele zaposliti) uvelike se razlikuju od osobe do osobe. Kada vodstvo vješto komunicira očekivanja organizacije, može pronaći dovoljno zajedničkih točaka sa svojim zaposlenicima i njihov rad uskladiti sa strategijom organizacije. Uspješnost i njezino učinkovito praćenje počinju s učinkovitom komunikacijom.
Zajednički problem mnogih tvrtki, koji ima ključan utjecaj na upravljanje učinkom, jest nemogućnost vodstva tvrtke da učinkovito komunicira strategiju tvrtke.
Upravljanje učinkom podrazumijeva jasno definirati ciljeve; opisati buduće stanje u kojem organizacija želi postojati te način na koji će zaposlenici te ciljeve postići.
Jasno priopćite kako izgleda uspjeh u vašoj organizaciji!
Kada vodstvo svoju misiju, viziju i strategiju ne uspije raščlaniti na ostvarive akcije, pitanje koje se pojavi je dvojako: prvo, ako vodstvo svoju viziju ne može učinkovito preoblikovati u aktivnosti zaposlenika, nerazumno je očekivati da će zaposlenici svoje napore uskladiti s vizijom tvrtke; i drugo, ako pojedinci ne mogu vidjeti jasnu vezu između svakodnevnih dužnosti koje obavljaju i konačnog uspjeha ili neuspjeha organizacije, malo je vjerojatno da će davati sve od sebe i ostati motivirani.
Nerazumno je zaposlenike smatrati odgovornima za postizanje očekivanog učinka, kada ta očekivanja nikada nisu bila jasno definirana.
Vođenje organizacije kao odgovornost za rezultate rada zaposlenika
Odgovornost rukovodstva i spremnost da procese upravljanja učinkom prihvate “kao vlastite”, bitno utječe na to hoće li se uloženi napori u upravljanju učinkom pokazati korisnima.
Upravljanje učinkom, za razliku od drugih odgovornosti uprave, zahtijeva više od prolaznog interesa i povremene pozornosti; ono iziskuje redovito i otvoreno pružanje povratnih informacija te podrške pojedincima u postizanju očekivanih rezultata. Kada je menadžer predan tome da od svojih podređenih izvuče najbolje – u svakom trenutku – organizacija će u konačnici imati koristi od povećanog angažmana zaposlenika i s njime povezanog povećanja uspješnosti. Budući da rukovoditelji najdublje razumiju svoje operativne ciljeve i način na koji su oni povezani s glavnom strategijom, najbolje su opremljeni da svojim zaposlenicima razdijele ciljeve te nadziru njihov napredak.
I dok je visoko rukovodstvo uglavnom svjesno važnosti sustava upravljanja učinkom, menadžeri često nerado prihvaćaju konačnu odgovornost za njegovu učinkovitost ili glavnu ulogu u provođenju njegovih aktivnosti. Umjesto toga, upravljanje učinkom često pripisuju kadrovskom odjelu, a aktivnosti upravljanja učinkom vide kao dodatne zadaće/odgovornosti koje nadilaze njihovu nadležnost. U stvarnosti je upravo najvažniji posao menadžera osigurati da od svojih podređenih izvuku ono najbolje – i to svaki dan.
Vodstvo tvrtke smatrajte odgovornim za uspješnost zaposlenika!
Izuzev vještina za komuniciranje vizije, menadžeri moraju posjedovati vještine i samopouzdanje potrebno za vođenje zaposlenika. Organizacija je dužna osigurati da oni koji su zaduženi za upravljanje učinkom znaju što čine.
Uključivanje zaposlenika u cjelokupni proces upravljanja učinkom
Ne mogu dovoljno naglasiti koliko je važno zaposlenike uključiti u proces definiranja i vrednovanja učinka.
Kao što i sam naziv kaže, “upravljanje ljudskim resursima” povezano je s ljudima. Stoga je razumljivo da će uključivanje pojedinaca u proces upravljanja učinkom zasigurno rezultirati time da oni preuzmu odgovornost za postizanje ciljeva i povećaju svoj angažman.
Moć koja proizlazi iz položaja jedna je od najlošijih i, gdje god je to moguće, na nju se ne smije oslanjati pri postizanju ciljeva upravljanja učinkom. Pristup koji temelji na suradnji, svim stranama pruža jednake mogućnosti za doprinos postavljanju ciljeva. To organizaciji donosi veću korist – budući da za postizanje najboljih rezultata nadređeni i podređeni rade skupa.
Također, dobar je vođa otvoren za kritiku na račun vlastitog rada i mora biti spreman čuti svaku nedoumicu koju bi njegovi ljudi mogli imati. Doista, takva otvorena razmjena mišljenja menadžerima može pružiti uvid koji im je potreban za poboljšanje vlastitog učinka, što im istovremeno omogućuje da ostvare bolje rezultate u timu.
Ne samo da je važno uključiti zaposlenike u fazu planiranja ciljeva koji će se ocjenjivati, već i zadržati njihovu uključenost kroz cjelokupni proces upravljanja učinkom. A kad je riječ o ocjenjivanju uspješnosti, ne bi trebalo biti iznenađenja; godišnja formalna ocjena rada ne bi trebala biti više od pregleda stvari s kojima su se nadređeni i podređeni prethodno bavili.
Uključite suradnike u definiranje i mjerenje ciljeva za postizanje uspješnosti!
Kada se pojavi određeno pitanje u pogledu uspješnosti pojedinca ili dođe do promjena u radnom procesu, menadžer mu mora pomoći korigirati njegovo ponašanje odnosno prilagoditi postavljene ciljeve. Pritom je ključno razumjeti važnost uključivanja zaposlenika – potrebno im je pružiti podršku i resurse putem kojih se mogu u potpunosti angažirati u svom poslu i organizaciji. Tvrtka koja je svojim zaposlenicima omogućila da odigraju stvarnu i istinsku ulogu u upravljanju vlastitom uspješnošću, poduzela je velik korak prema uspješnom upravljanju učinkom.
Nagrađivanje kao svojevrstan ‘švedski stol’, s kojega uzmeš ono što te najviše motivira
I konačno, nikad ne podcjenjujte povezanost između uloženog napora, rezultata, nagrađivanja i priznanja. Da bi ciljevi uspješnosti bili učinkoviti, moraju biti specifični i mjerljivi, pokrivati ključna područja rezultata, predstavljati izazov ali biti i realni te – što je najvažnije – moraju biti povezani s nagradama koje su izvan pukog postizanja ciljeva.
Svaki je zaposlenik osoba sama za sebe i, kao takvog, svakoga pokreću različiti (unutarnji i vanjski) oblici motivacije. Uprava zaposlenicima mora pokazati da će njihov napor biti prepoznat i nagrađen, kako u financijskom tako i u nefinancijskom smislu.
Victor Vroom u svojoj teoriji očekivanja objasnio je sljedeće:
Zaposlenici su motivirani da ulože napor kada vjeruju da će to rezultirati željenom razinom uspješnosti (očekivanja) te da je ta uspješnost povezana s nagradama (korist), a ne kaznom. Istovremeno, stupanj uloženog napora, naravno, ovisi o tome kako zaposlenik očekivane nagrade vrednuje (vrijednost).
Drugim riječima, zaposlenici moraju vjerovati da će njihovi svakodnevni napori kulminirati pozitivnom ocjenom njihovog rada te da će ova pozitivna ocjena rezultirati nagradom, koja će za njih biti smislena / vrijedna truda.
Uobičajena pogreška kadrovskih odjela, u čemu imaju podršku menadžmenta, jest pretpostavka da će sve zaposlenike motivirati iste nagrade. Stoga je važno konzultirati se sa zaposlenicima i sastaviti odgovarajući niz potencijalnih nagrada, kako bi svaki zaposlenik, dok teži ka ostvarenju rezultata, mogao pronaći smisao. Još jedna uobičajena pogreška koju organizacije čine jest neuspjeh u razlikovanju zaposlenika koji su ispod prosjeka / prosječni, od onih iznad njega.
Nagradite svoje ljude stvarima do kojih im je doista stalo!
Upravljanje učinkom važan je komunikacijski alat kojim zaposlenicima poručujemo kakve vrste ponašanja i rezultate organizacija cijeni i nagrađuje. Vodstvo mora postaviti pravi primjer tako što će prepoznati i nagraditi one postupke koje želi vidjeti u što većoj mjeri. Jednako je važno reagirati promptno i na one pojedince s lošim učinkom – koji se moraju ‘trgnuti ili otići’.
Podatke o uspješnosti koje prikupljaju, organizacije moraju iskoristiti kako bi identificirale one najbolje u svom timu te ulagale u njih.
Autor: Matthew Francis
